QM Content im digitalen Büro

QM Content Düpmann

Nicht jedes Unternehmen hat einen Profi für die Qualitätssicherung von Dokumenten. Deshalb schleichen sich bei einzelnen Arbeitsschritten Fehler ein. Selbst in der Zusammenarbeit mit Agenturen kommt es mitunter zu unbefriedigenden Ergebnissen, weil man zu wenig über die Arbeit des jeweils anderen weiß.

Die Lösung ist ein definierter Prozess für die Qualitätssicherung beim Erstellen von Druckerzeugnissen und digitalen Inhalten.

Genau hier setzt QM Content an: Für jedes Druck-Erzeugnis und jede Website eines Unternehmens lässt sich ein sinnvoller Prozess definieren, bei dem die Qualitätssicherung über den gesamten Entstehungsprozess verteilt wird. Denn das umfassende Prüfen von Broschüren, Mailings, Katalogen, Berichten und Internetseiten beginnt schon bei den Quelldateien.

Welche Veränderungen verlangt der neue Prozess?

Es sind Umstellungen im Workflow und das Anwenden unbekannter Funktionen in bekannter Software wie MS-Word, Adobe Reader DC und Acrobat, Adobe InDesign und InCopy bzw. verschiedene Redaktionssysteme.

So beträgt das Einsparpotenzial bei einer Broschüre mit 24 Seiten 50 bis 150 Euro (siehe unten, kalkulatorisches Rechenbeispiel). Dagegen stehen Investition von maximal 350  Euro pro Arbeitsplatz für Software und etwas neue Hardware.

Der Aufwand für das Korrektorat verlagert sich zum Teil auf die digitalen Korrekturschritte vor der Schlussredaktion. Hier wird also nicht gespart – und damit auch nicht an der Qualität! Was sinkt, ist der Aufwand für die Grafik. Von ehemals 5 bis 10 Minuten pro Seite sind nur noch 2 Minuten nötig. Bei unserer 24 seitigen Broschüre sparen wir 1,2 bis 3,2 Stunden.

Das Ergebnis von QM Content

Betrachten wir nun die Qualität: Wenn nur noch 2 statt der bisher 10 bis 20 Fehler pro Seite gefunden werden müssen, steigt die Chance auf ein fehlerfreies Dokument um ein Vielfaches, weil die Fehlerdichte minimiert wird (siehe Beispielrechnung). So schaffen es zum Beispiel viele Fehler nur deshalb bis zum Druck, weil sie dicht neben einem anderen Fehler liegen, von diesem überlagert und dadurch übersehen werden – selbst dann, wenn sie einem als Solisten förmlich ins Auge springen.

Wie funktioniert QM Content?

In dem neuen Prozess werden Massenfehler wie doppelte, fehlende und falsche Leerzeichen automatisch korrigiert, ebenso falsche Anführungszeichen und falsche Abkürzungen. Klassische Tippfehler und auch ein Teil der Kommafehler werden automatisiert gefunden und anschließend manuell korrigiert. All das geschieht direkt im Quelldokument, also noch vor dem Layout. Telefonnummern, Artikel- und Lagerplatznummern, Datums- und Zeitangaben u. Ä. werden im Layout automatisch formatiert, wenn sie in großer Anzahl vorkommen (GREP). Dort kommen nun nicht mehr 10 bis 20 Fehler pro Seite an, sondern nur noch maximal 2 Fehler. Auch müssen keine ganzen Sätze mehr umgeschrieben werden – das Redigieren wird bereits in der Quelldatei erledigt.

Es geht also doch: Die Qualität steigt, die Kosten sinken. Ein Phänomen, das man sonst nur aus der industriellen Fertigung von Konsumgütern kennt. Auch hier werden Prozesse automatisiert und die Qualitätskontrolle über die gesamte Wertschöpfungskette verteilt.

Wo ist QM Content wirksam?

Die Veränderung hin zu digitalen Korrekturschritten im Produktionsprozess von Broschüren, Katalogen, Anleitungen und Berichten kann in jedem Unternehmen vollzogen werden, unabhängig von Branche und Größe. Die Investitionen haben sich nach spätestens drei Monaten oder 150 Seiten Layout amortisiert. Und niemand muss mehr den Moment fürchten, wenn die neue Imagebroschüre aus der Druckerei kommt oder die überarbeitete Homepage live geschaltet wird.

Sie möchten QM Content in Ihrem Unternehmen einsetzen oder brauchen mehr Informationen? Dann sprechen Sie mich an, ich berate Sie gerne.

Beispielrechnung mit detaillierten Einsparpotenzialen am Beispiel einer Broschüre mit 24 Seiten:

Wenn ein Korrektor eine Normseite mit 1.500 Zeichen Korrektur liest, braucht er dazu in der Schlussredaktion je nach Textart 15 bis 30 Minuten – bei einer Fehlerdichte von 10 bis 20 Fehlern. Ein Teil dieser Fehler sind falsche Formulierungen, Schachtelsätze und andere sprachliche Unzulänglichkeiten.

Nach der Schlussredaktion muss die Grafik diese 10 bis 20 Fehler pro Seite korrigieren, das dauert etwa 5 bis 10 Minuten pro Seite, wenn es gründlich und verlässlich gemacht werden soll. Dazu werden die Korrekturen klassischerweise von der Korrekturfahne (Papier) abgetippt. Ein mühsamer Vorgang, der nicht nur viel Zeit und damit Geld kostet, sondern auch ein hohes Fehlerpotenzial birgt.

Um dieses Risiko zu minimieren, muss die Arbeit der Grafik kontrolliert werden. Je mehr Fehler ein Dokument enthält, desto mehr dieser Kontrollschleifen sind nötig. Denn beim Korrigieren entstehen erfahrungsgemäß 5 bis 15 Prozent neue Fehler – je nach Tagesform, Uhrzeit und störenden Einflüssen am Arbeitsplatz.

Rechnen wir nun die Zeiten von Korrektorat und Grafik zusammen, kommen wir auf 15 bis 40 Minuten pro Seite inkl. der Kontrollschleifen. Multiplizieren wir das mit dem Stundensatz der Mitarbeitenden oder der Dienstleister, kommen wir auf 10 bis 30 Euro – pro Seite. Macht für den 24-Seiter 240 bis 720 Euro.